ION BEAM APPLICATIONS - CONVOCATION A UNE ASSEMBLEE GENERALE D'IBA SA - 7 janvier 2025 à 10h

Cher Actionnaire, 

Nous avons l’honneur de vous convoquer à une Assemblée Générale d’IBA (l’" AG ") au [siège] de la Société le 7 janvier 2025 à 10h afin de délibérer et voter sur les points de l’ordre du jour détaillé ci-joint. 

L’AG sera organisée en présentiel au [siège] de la Société. Une retransmission est également prévue en ligne, accessible sur inscription préalable uniquement, mais il ne sera pas possible de voter en ligne. Il s’agit d’une simple retransmission. 

Les actionnaires sont fortement encouragés à voter préalablement à l’AG, dans les délais légaux, par procuration ou via le formulaire de vote à distance (tous deux étant fournis ci-joint), afin de faciliter le dépouillement des votes et le déroulement de l’AG.

En outre, la possibilité est offerte aux actionnaires de voter via la plateforme www.abnamro.com/evoting (dans le cas d’actions dématérialisées, avec l’intervention d’un intermédiaire financier agissant sur instruction de l’actionnaire - via www.abnamro.com/intermediary) gérée par ABN AMRO agissant en qualité d’agent de la Société.

Si le quorum de présence n’est pas atteint, une seconde AG sera convoquée afin de se réunir le 14 février 2025 à 10h (ou aux alentours de cette date) au [siège] de la Société. Dans ce cas, une convocation spécifique sera publiée à cette fin et les date, heure et modalités seront confirmées lors de cette publication ultérieure. 

Vous trouverez le détail des formalités de participation à l’AG ainsi que les formulaires utiles en annexe à la présente convocation ainsi que sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/) sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings. 

Pour toute question concernant la présente convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à shareholderrelations@iba-group.com. 

Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus sincères salutations.  

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Saint-Denis SA, ayant pour représentant permanent M. Pierre Mottet

Président du Conseil d’administration

Date: ____________________

ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLEE GENERALE D’IBA SA DU 7 janvier 2025 à 10h

1 Prise de connaissance du rapport spécial établi par le conseil d’administration conformément à l’article 7:227, §1er, al. 2 du Code des sociétés et des associations (le " CSA ") relatif à l’octroi d’une facilité de paiement en vue de l’acquisition des actions de la Société par Management Anchorage SRL (" MA ") (le " Financement "). 

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote. 

2 Approbation de l’octroi du Financement par la Société.

Proposition de décision : approbation  

FORMALITES D’ADMISSION ET DE PARTICIPATION A L’ASSEMBLEE GENERALE D’IBA SA DU 7 janvier 2025 à 10h
(L’" AG ")

1 DEUX CONDITIONS D’ADMISSION A L’AG : (A) ENREGISTREMENT DES ACTIONS (" RECORD DATE " OU " DATE D’ENREGISTREMENT ") ET (B) NOTIFICATION DE PARTICIPATION

Seules les personnes qui remplissent les deux conditions reprises sous les points (A) et (B) ci-dessous auront le droit de participer à l’AG, à savoir : 

(A) L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote), au plus tard le 14ème jour qui précède l’AG, soit le
24 décembre 2024 à minuit (la " Date d’Enregistrement "). Cet enregistrement se réalise comme suit : 

i. Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d’Enregistrement dans les comptes d’un teneur de comptes agréé ou d’un organisme de liquidation. Les titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d’Enregistrement. Ils sont invités à demander à leur institution financière de notifier directement à ABN AMRO Bank N.V., au plus tard le 2 janvier 2025, leur intention de prendre part au vote à l’AG pour tel nombre d’actions.

ii. Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions nominatives sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d’Enregistrement dans le registre des actions nominatives de la Société.

et

(B) La notification, par l’actionnaire, de son intention de participer à l’AG et du nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au plus tard le 6ème jour qui précède l’AG, soit le 2 janvier 2025 à [16 heures].

i. Pour les actions dématérialisées : Les détenteurs d’actions dématérialisées doivent notifier leur intention par voie électronique à ABN AMRO Bank N.V. via www.abnamro.com/evoting (dans le cas d’actions dématérialisées, avec l’intervention d’un intermédiaire financier agissant sur instruction de l’actionnaire - via www.abnamro.com/intermediary). 

Les détenteurs d’actions dématérialisées devront joindre à la notification de participation l’attestation visée au point 1.(A).(i). ci-dessus obtenue de leur intermédiaire financier. Dans le cas de l’intervention d’un intermédiaire financier, l’attestation doit être fournie par voie électronique via www.abnamro.com/intermediary et non par d’autres moyens. Dans ce cas, l’intermédiaire financier est prié d’indiquer l’adresse complète des bénéficiaires effectifs concernés afin de permettre une vérification efficace de la détention d’actions à la date d’enregistrement.

ii. Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son intention de participer à l’AG au département juridique d’IBA par email (shareholderrelations@iba-group.com).
Cette notification peut également être soumise par voie électronique via www.abnamro.com/evoting en sélectionnant "Registrar" comme intermédiaire. Les actionnaires qui envoient une procuration ou un formulaire de vote dans les délais sont dispensés de cette formalité. 

2 INSCRIPTION DE POINTS A L’ORDRE DU JOUR DE L’AG

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital de la Société peuvent demander l’Inscription de sujets à traiter à l’ordre du jour de l’AG, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour, moyennant le respect du prescrit de l’article 7:130 du Code des sociétés et des associations (le " CSA "). 

Le ou les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit prise en compte, satisfaire aux deux conditions suivantes : 

(A) prouver qu’ils détiennent le pourcentage de détention requis par la loi (soit 3%) à la date de leur demande (soit par un certificat constatant l’inscription des actions correspondantes dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l’organisme de liquidation, certifiant l’inscription en compte, à leur nom, du nombre d’actions dématérialisées correspondantes) ; et 

(B) encore être actionnaires à hauteur du pourcentage visé au paragraphe (A) ci-dessus à la Date d’Enregistrement. 

Ces demandes, accompagnées de la preuve de détention de la participation requise et, en fonction des cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes ou des propositions de décision concernant certains sujets déjà inscrits à l’ordre du jour, doivent parvenir au plus tard le 22ème jour qui précède l’AG, soit le [mercredi 25 septembre 2024] au département juridique d’IBA (shareholderrelations@iba-group.com). Ces demandes doivent indiquer l’adresse électronique à laquelle IBA transmettra l’accusé de réception de ces demandes dans le délai légal (qui est actuellement de 48 heures à compter de cette réception). 

Le cas échéant, la Société publiera, conformément à l’article 7:130, §3 du CSA, un ordre du jour compléter et un formulaire ad hoc de procuration mis à jour au plus tard le 15ème jour qui précède l’AG, soit le 23 décembre 2024. 

Les procurations qui auraient été notifiées à la Société antérieurement à la publication d’un ordre du jour modifié conformément à l’article 7:130 du CSA resteront valables pour les points de l’ordre du jour que ces procurations couvrent. Toutefois, pour les sujets de l’ordre du jour qui feraient l’objet de nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en assemblée, s’écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l’exécution de ces instructions risque de compromettre les intérêts de son mandat. Il doit en informer son mandant. La procuration indique à cet égard si le mandataire est autorisé à voter sur les nouveaux sujets à traiter inscrits à l’ordre du jour.

3 PROCURATIONS

Chaque actionnaire peut voter par procuration avant l’AG. La Société recommande vivement d’utiliser ce moyen (ou d’utiliser le formulaire de vote à distance, voir point 4 ci-dessous) de vote afin de faciliter le dépouillement des votes et le déroulement de l’AG. Les modèles de procuration sont mis à la disposition des actionnaires sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings. Les procurations dûment complétées pour chaque point à l’ordre du jour et signées doivent parvenir à la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui précède l’AG, soit le 2 janvier 2025 à [16] heures. Pour le calcul des règles de quorum et de majorité, seules sont prises en compte les procurations communiquées par les actionnaires qui satisfont aux formalités d’admission à l’assemblée visées au point 1 ci-dessus.

4 VOTE PAR CORRESPONDANCE

Chaque actionnaire peut voter par correspondance à l’AG au moyen de formulaire ad hoc. La Société recommande vivement d’utiliser ce moyen (ou d’utiliser une procuration, voir point 3 ci-dessus) de vote afin de faciliter le dépouillement des votes et le déroulement de l’AG. 

Les formulaires de vote dûment complétés pour chaque point à l’ordre du jour et signés doivent parvenir à la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui précède l’AG, soit le 2 janvier 2025 à [16] heures. 

Pour le calcul des règles de quorum et de majorité, seuls sont pris en compte les formulaires de vote par correspondance communiqués par les actionnaires qui satisfont aux formalités d’admission à l’assemblée visées au point 1 ci-dessus.

5 VOTE VIA LA PLATEFORME D’ABN AMRO

En outre, la possibilité est offerte aux actionnaires de voter via la plateforme gérée par ABN AMRO agissant en qualité d’agent de la Société. Les votes doivent parvenir sur la plateforme dans les mêmes délais que les votes exprimés par correspondance ou par procuration, à savoir au plus tard le 2 janvier 2025 à [16] heures.

6 QUESTIONS DES ACTIONNAIRES EN LIEN AVEC L’ORDRE DU JOUR

Les administrateurs répondront aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur les points de l’ordre du jour et où la communication de données ou de faits n’est pas de nature à porter préjudice aux intérêts stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité souscrits par celle-ci ou ses administrateurs, et pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient satisfait aux formalités d’admission à l’AG détaillées au point 1 ci-dessus. 

Ces questions devront être formulées par écrit et parvenir au département juridique de la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui précède l’AG, soit le
1^er décembre à [16 heures].

7 DOCUMENTS MIS A DISPOSITION

Tous les documents relatifs à l’AG que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont consultables sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings, à partir de ce jour.

8 ACTIONS ET DROITS DE VOTE EN CIRCULATION

A la date de la présente convocation, le nombre total d’actions en circulation est de 30.282.218, le nombre total de droits de vote en circulation est de 40,595,450 (" dénominateur ") et les actions ne sont pas divisées en classes au sens de l’article 7:155 du CSA. Il est rappelé qu’une action donne droit à une voix et que toute action nominative inscrite depuis au moins deux années sans interruption au nom de son titulaire dans le registre des actions nominatives et qui répond aux conditions légales (article 7:53 du CSA) bénéficie du droit de vote double prévu par la loi pour ces actions par rapport aux autres actions représentant une même part du capital.

9 MODALITES PRATIQUES DE PARTICIPATION A L’AG

L’AG est une assemblée physique. La retransmission permettra uniquement le visionnage en direct. Il ne vous sera pas possible d’intervenir oralement au cours de cette retransmission. Seul le " Chat " sera autorisé. Néanmoins, il ne sera pas non plus possible de voter par " chat ". 

Pour assister à la retransmission, nous vous demandons de vous inscrire préalablement en suivant la procédure suivante : 

- envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir l’invitation à la retransmission ; 

- vous recevrez ensuite un email d’invitation à la retransmission, à l’adresse email que vous nous aurez communiquée ; 

- vous devrez impérativement répondre au lien qui vous sera envoyé (pré-enregistrement obligatoire) ; et

- vous pourrez assister à la retransmission au moyen du lien " Teams " qui vous sera ensuite envoyé par email à cette même adresse.