Le producteur de plastique Borealis propose la facturation électronique depuis juin de l’année passée. Aujourd’hui, plus de la moitié des fournisseurs ont adopté cette solution. Eddie Van den Eede, responsable européen pour la comptabilité fournisseurs, nous explique le succès de son projet.
Comment se déroule votre processus de facturation papier ?
Eddie Van den Eede: Comme dans la plupart des entreprises de taille significative, il s’agit d’un système bien huilé. D’abord nos fournisseurs nous envoient une facture papier par courrier. Celle-ci est scannée manuellement. Ensuite le logiciel intègre un système de reconnaissance optique de caractères. Il lit les informations pertinentes et les enregistre dans notre système ERP. Enfin ces données sont traitées par la comptabilité. Nous archivons ensuite les documents sous forme électronique pendant sept ans, comme la loi le prescrit.
Quelle était votre principale motivation lorsque vous avez adopté l’alternative électronique ?
Van den Eede: Réaliser des économies. La facture papier coûte facilement trois euros au fournisseur. Pour le client, ce prix peut atteindre quatre euros. Je vois les choses de la manière suivante : l’envoi et le traitement de documents papier engendre une multitude de tâches. Chez le fournisseur, la facture doit être imprimée, mise sous enveloppe, timbrée et envoyée à la poste. Le client trie son courrier, ouvre les enveloppes et scanne les documents manuellement. Le résultat ? Une image électronique de la facture qui n’est plus lisible de manière optimale. Supprimer l’ensemble du détour papier vous permet non seulement de réaliser des économies importantes, mais aussi d’enregistrer des gains d’efficacité et de qualité.
Implémentation
Comment s’est déroulée la mise en oeuvre du projet ?
Van den Eede: L’implémentation technique est assez simple. Deux jours de travail ont suffit à un programmeur pour faire en sorte que le système ERP accepte également des factures en format PDF. Le fournisseur peut alors les envoyer très aisément par e-mail sur un serveur fixe. Les défis se situent ailleurs. Tout d’abord, nous devions nous assurer que notre solution était conforme aux attentes du législateur. C’est pourquoi nous avons d’abord déployé le projet en Suède, en Finlande, en Belgique et en Allemagne. Ces pays autorisent déjà l’envoi de factures par e-mail. De plus, Borealis y dispose de sites importants, avec un volume de factures considérable. Dans d’autres pays, la législation n’est pas du tout au point. L’Autriche constitue ainsi un environnement difficile, parce que le législateur y exige que les factures électroniques soient certifiées. Cependant, il est difficile d’obliger les fournisseurs à envoyer des factures certifiées, d’autant que cela représente un coût supplémentaire. Heureusement, la donne va changer : le 1er janvier 2013, les factures PDF simplement envoyées par e-mail seront juridiquement valables sur tout le territoire de l’Union européenne. De plus, nous faisons toujours appel à EY pour auditer chaque solution que nous implémentons. Nous avons ainsi la garantie de la validité juridique de notre concept.
Quel a été le principal défi ?
Van den Eede: Sans aucun doute celui de convaincre les fournisseurs. Dans les quatre pays où nous avons lancé le projet, nous avons approché environ 1400 fournisseurs, que nous avons invités, comme la loi l’exige, à signer un contrat tout simple. A ce jour, 720 d’entre eux l’ont fait. 130 autres travaillent à une solution. 350 fournisseurs ont refusé et 200 n’ont pas encore réagi. Nous obtenons ainsi un volume d’environ 26 à 27% de factures électroniques. Notre objectif est d’arriver à 50 ou 60%.
Comment expliquez-vous que le système soit adopté aussi lentement ?
Van den Eede: Si vous additionnez les avantages, le passage à la facturation électronique devrait se dérouler très rapidement. Mais manifestement, l’idée n’a pas encore pénétré le marché. Je dois chaque fois réexpliquer qu’une facture électronique est autorisée par la loi. De nombreuses entreprises ne sont manifestement pas conscientes des nouvelles grandes tendances qui se dessinent dans le paysage informatique. Je trouve cela un constat alarmant. Généralement, les grands fournisseurs sont au courant, mais ils préfèrent rester à l’écart. En fait, notre demande de facturation électronique leur impose de faire une exception à un processus papier bien huilé, qui est souvent soustraité de surcroît. Pourtant, cela ne leur coûterait pas beaucoup de temps ni d’argent. Au contraire, ils feraient des économies. Mais leurs priorités sont manifestement ailleurs. Il est également significatif que nous soyons nous-mêmes très peu contactés par des fournisseurs désireux d’adopter la facturation électronique. Sur nos 1400 fournisseurs, à peine trois nous ont demandé de leur propre initiative s’ils pouvaient nous envoyer leurs factures sous forme électronique. Cela prouve que le taux d’acceptation sur le marché reste très bas. Je me considère dès lors plutôt comme un accompagnateur de nos fournisseurs dans un nouveau monde numérique.