À quelques exceptions près, toute entreprise est contrainte de tenir une comptabilité et d’établir (et le cas échéant déposer) ses comptes annuels. Si l’exercice est fastidieux, elle peut y voir l’occasion de se présenter au monde sous son meilleur jour. Attention: l’objectivité et la clarté n’en demeurent pas moins essentielles. Il y va de votre crédibilité!
Échéances annuelles
Chaque année, des comptes annuels libellés en euros doivent être établis conformément aux règles d’évaluation légales et aux normes BE GAAP. Le tarif du dépôt des comptes annuels est déterminé par la taille de l’entreprise (schéma complet, abrégé ou micro), mais aussi par le format utilisé, et varie entre 130 et 426 euros. Le dépôt devra avoir lieu au maximum sept mois après la clôture de l’exercice. Gare au dépôt tardif, qui vous vaudra une amende!
Le législateur impose aussi la rédaction d’un rapport annuel qui, en plus d’exposer les chiffres, s’attardera sur tous les éléments complémentaires gravitant autour de ces derniers.
Focus sur le rapport annuel
À la fois support de communication et condensé de chiffres et de documents légaux, le rapport annuel doit impérativement contenir certains éléments: un exposé fidèle de l’évolution de l’activité, les principaux risques et incertitudes, la situation sectorielle, les événements survenus après clôture, les initiatives en matière de R&D, l’activité des éventuelles succursales, la nomination/réélection des administrateurs, la désignation de l’auditeur externe, etc. Notons que les sociétés cotées en Bourse doivent en sus publier un rapport de gestion, divulguer la structure de leur actionnariat, exposer leurs politiques en matière de diversité, de durabilité, de critères ESG, etc.
Le rapport annuel sera lu par vos actionnaires, les investisseurs privés et institutionnels, vos concurrents, etc. Il mérite dès lors un soin particulier, tant en termes de contenu que de présentation. La tâche est d’autant plus complexe que ce rapport est le fruit d’un effort collectif: tous les services sont concernés. Le service comptable, bien évidemment, qui fournira les chiffres, mais aussi chaque département, qui communiquera en amont sur ses réalisations et projets, et fournira son propre matériel graphique.
Quelques conseils
- Avant toute chose, une communication transparente et claire est conseillée. Effectuez une analyse honnête des points forts et faibles de votre entreprise, soyez critique et objectif. L’image de marque et la crédibilité de votre entreprise en dépendent.
- Le rapport annuel vous donne l’occasion de mettre en lumière certains projets ou départements de votre entreprise, de défendre vos valeurs, voire de braquer vos projecteurs sur certains membres de l’équipe. Le texte prendra la forme d’un récit vivant, sera agrémenté de témoignages, de photos, d’exemples. Sa lecture doit être agréable.
- Les études démontrent que le rapport annuel sous forme imprimée est toujours plus apprécié que son pendant en ligne. Ce dernier présente toutefois l’avantage d’être éditable et de permettre l’insertion de matériel vidéo, notamment. Les deux peuvent dès lors être complémentaires.
- L’exercice de rédaction du rapport annuel est fastidieux et long. Pour autant, les textes pourront être réutilisés sur d’autres supports de communication, comme une brochure informative et votre site internet. N’hésitez pas à recycler et adapter votre rapport selon le public visé.
- Certaines agences de communication se sont spécialisées dans la rédaction de rapports annuels. Leur aide peut vous être précieuse.