L’organisation d’une assemblée générale nécessite une préparation considérable et un plan d’action bien pensé. Cela vaut aussi bien pour les jeunes entreprises que pour les sociétés cotées plus expérimentées. Pieter Vandekerkhof, professeur d’entrepreneuriat et de gouvernance à l’université de Hasselt, livre ses conseils en la matière.
1. S’y prendre à temps
“Autrefois, seules les PME de plus grande taille et les multinationales organisaient une assemblée générale au moins une fois par an. Aujourd'hui, les jeunes entreprises en croissance recherchent souvent des investisseurs externes dès le début de leur cycle de vie pour les aider à financer leur croissance. Je conseille à chaque entreprise d'au moins réfléchir à la manière dont elle abordera sa première assemblée générale. Elle n'aura alors pas à l'organiser à la hâte.”
Je conseille à chaque entreprise de réfléchir dès aujourd'hui à la manière dont elle abordera sa première assemblée générale. Cette réflexion anticipée lui évitera d'avoir à l'organiser à la hâte.
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2. Définir et planifier soigneusement les points de l'ordre du jour
“La plupart des entreprises planifient leur assemblée générale vers la fin de l'exercice, d'autant plus que les comptes annuels doivent être approuvés lors de cette assemblée. Profitez des mois précédents pour définir soigneusement, avec les administrateurs, les points à l'ordre du jour. Les sociétés non cotées doivent avertir leurs actionnaires au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale, contre 30 jours pour les sociétés cotées en Bourse. Parallèlement à cette notification, la société doit communiquer les points à l'ordre du jour à ses actionnaires et fournir la documentation nécessaire aux investisseurs pour qu'ils puissent se préparer. Définissez le temps que vous souhaitez consacrer à chaque élément de l'ordre du jour, ainsi que les points les plus importants. Vous éviterez ainsi des palabres interminables sur le sujet.”
3. Anticiper les questions gênantes ou sensibles
“Les actionnaires ont le droit de poser des questions au conseil d'administration et à la direction de l'entreprise au cours de l'assemblée générale, sur n'importe quel point de l'ordre du jour. Ils peuvent soumettre ces questions par écrit avant l'assemblée; les entreprises peuvent également proposer un moment de questions/réponses au cours de l'assemblée. Attention, car il peut s'agir de questions gênantes ou critiques auxquelles il convient de répondre de manière aussi étayée et transparente que possible, et qu’il ne faut pas esquiver. Il est essentiel de fournir des informations exactes aux actionnaires: ils financent votre entreprise, il est donc préférable de les satisfaire autant que possible. Faites en sorte qu'ils se sentent écoutés. Cette relation personnelle avec les actionnaires est indispensable.”
Il est préférable de réunir physiquement le plus grand nombre possible d'actionnaires, à plus forte raison en cas d'annonces ou de questions importantes. C'est beaucoup plus personnel.
4. En présentiel, en ligne ou hybride?
“La crise sanitaire a accéléré la numérisation dans de nombreuses entreprises. Même les assemblées générales ont été organisées en ligne par nécessité pendant les confinements. Cette évolution a entraîné une adaptation du droit des sociétés. Légalement, les entreprises peuvent désormais choisir le mode d'organisation de leurs assemblées générales – en présentiel, en ligne ou hybride – et donner aux actionnaires le droit de participer à distance à l'AG et de voter sur les points à l'ordre du jour, à condition de l'indiquer dans leurs statuts. Toutefois, je recommande de réunir physiquement le plus grand nombre d'actionnaires possible, surtout en cas d'annonces ou de questions importantes. C'est beaucoup plus personnel. En outre, les AG hybrides nécessitent un président expérimenté qui accorde la même attention à ceux qui sont dans la salle qu'aux actionnaires qui les suivent à distance.”
5. Visites d'entreprise et goodies
“Le lien personnel avec les investisseurs peut être renforcé en leur faisant visiter l’entreprise après l'assemblée générale. C'est un excellent moyen de leur donner une idée de l'identité de l'entreprise, ainsi que de son activité concrète. Les investisseurs constatent ainsi de leurs propres yeux les réalisations, les processus de production et les innovations. Certaines entreprises offrent à leurs actionnaires un échantillon de produit, des goodies ou un cadeau après la réunion. Ce geste aussi peut contribuer à consolider le lien entre les actionnaires et l’entreprise. Des actionnaires satisfaits feront la publicité de l'entreprise, souhaiteront peut-être y investir davantage ou attireront de nouveaux bailleurs de fonds.”
6. Procès-verbal et communication
“Pendant la réunion, une personne est chargée de noter les points essentiels abordés, puis le vote est organisé. Il peut être utile de présenter ce procès-verbal à la fin de l'assemblée générale, afin que tout le monde puisse en prendre connaissance, avant de l’envoyer à tous les actionnaires. D'une part, ce document fournit une bonne vue d'ensemble; de l'autre, il est indispensable pour pouvoir revenir plus tard sur certaines questions ou faire le lien avec des AG antérieures.”