Trois entreprises sur dix ne sont toujours pas couvertes contre un arrêt d’activité. Pourtant, cela peut avoir des conséquences néfastes, voire fatales. La couverture favorise également le développement d’une meilleure politique de prévention . Prévenir d’abord, assurer ensuite: telle semble être la devise de ces entreprises.
Selon les enquêtes menées auprès des entreprises belges en 2012 et 2014, une entreprise sur trois (et trois entreprises sur dix) n’étaient pas couvertes en cas d’arrêt d’activité. Et si un tel arrêt devait avoir lieu, les retombées financières leur seraient fatales. C'est ce que constate ADD, un courtier en assurances indépendant spécialisé dans les risques des entreprises.
Il y a un an, Yves Demeulemeester, CFO de C-MAC Electromag, a subi un sinistre important suite à un malheureux concours de circonstances, le genre de tuile qui ne survient qu’une fois sur plusieurs décennies. Heureusement, ce producteur de commutateurs électroniques pour le secteur automobile, l’aviation et les applications industrielles avait tout prévu. "Une nouvelle ligne de production était prête à démarrer lorsqu’une conduite d’eau s’est rompue juste au-dessus d’une nouvelle machine bourrée d’électronique. Il a fallu la remplacer illico."
"Heureusement, notre fournisseur de machines, dont les délais de livraison sont normalement de six mois, a pu installer une machine de remplacement en quelques semaines. Le courtier en assurances est également intervenu rapidement. Il a vérifié que nous puissions bien mettre sur rails l’intervention nécessaire sans attendre, en vertu des conditions stipulées dans nos contrats. La procédure a été menée rondement, notamment parce que notre dossier "bris de machine et perte d’exploitation" était bien étoffé. En tant que sous-traitant, donc en deuxième ligne des grands assembleurs, nous ne pouvions pas nous permettre de ne pas être opérationnels. L’assurance perte d’exploitation était donc notre unique planche de salut."
Le moindre incident peut avoir des conséquences dramatiques. Yves Demeulemeester en est parfaitement conscient: "Cela peut, par exemple,, entraîner l’arrêt d’une ligne de production en haut de la chaîne, chez l’assembleur. Dès lors, nous disposons de procédures détaillées en matière d’entretien et de réparations. On ne peut pas laisser la situation déraper, même si l’on est assuré."
Au moment du sinistre, avant même le passage de l’expert, le CFO avait en main des chiffres tangibles: "C’était indispensable, car nous connaissons mieux notre business que l’expert et que nous en maîtrisons toutes les finesses. Résultat: nous pouvons étayer notre dossier avec des données et des tableaux de production. Même si nous étions préparés et couverts, cet incident m’a appris qu’en matière d’assurances, il faut trouver la voie moyenne”, soit ni sous-assuré, ni surassuré. Faites le point avec votre assureur tous les six mois, surtout en période d’investissement. Il est impossible de tout prévoir, mais les plans d’entretien et de prévention réduisent le risque d’arrêt d’activité. Nous n’avons pas voulu diminuer notre franchise car cela aurait pu suggérer que nous craignions un nouvel incident ou que l’estimation antérieure était mauvaise. "
"La priorité? Veillez à être couverts contre le pire accident. D’abord en jouant la carte de la prévention, ensuite en contractant une assurance aussi bonne que possible."
Rien n’est infaillible
Geotracer est une jeune entreprise innovante qui développe et produit des systèmes de suivi antivol pour “tout ce qui bouge”, des véhicules aux bateaux. En cas de vol, une alarme se déclenche et la sécurité agit en temps réel. L’entreprise dispose d’un central opérationnel jour et nuit.
Geotracer place un composant électronique sur le véhicule, mais applique également toute une chaîne de procédures qui comprend des contrôles et des double contrôles. "Voilà comment nous atteignons une fiabilité de 99,9%. Nous maintenons sous contrôle strict l’ensemble des processus opérationnels pour éliminer les risques d’erreur", explique le CEO, Bart Van Waeyenberge.
"Mais une erreur humaine ou de hardware est toujours possible, par exemple une mauvaise connexion avec le GSM relié au serveur qui teste le fonctionnement de la sécurité. L’opérateur peut s’être juste trompé dans la saisie du numéro de GSM, mais nous nous trouvons alors face à une incertitude. Au départ, le système ne sait pas où se trouve l’erreur. Est-ce le boîtier de la voiture qui est cassé, le véhicule qui est hors de portée de l’antenne? Est-ce une erreur humaine? Le véhicule a-t-il été volé?" Le double contrôle doit permettre de trancher rapidement et c’est généralement le cas. Mais une erreur système peut coûter cher à Geotracer.
Toujours sur la brèche
"Un problème peut survenir dans un garage ou chez un installateur. Ainsi, une voiture de luxe devait être équipée du système de détection plus avancé, le TT4. Malgré ça, le véhicule a été volé: on l’a retrouvé en Lituanie, accidenté. Il s’est avéré que le client nous avait demandé une protection moins avancée, une TT3, et que c’est ce qui avait été installé. Ce genre d’erreur représente de lourdes pertes d’exploitation. C’est alors qu’une assurance perte d’exploitation est très utile, même si c’est en dernière extrémité. Nous travaillons avec trois systèmes de back-up, notre centre de données est hypersécurisé: bref, nous mettons tout en œuvre pour nous rapprocher autant que possible d’une marge d’erreur égale à zéro."
Geotracer n’a pas encore dû faire appel à l’assurance perte d’exploitation. Cependant, l’entreprise s’est largement couverte contre les dommages corporels dus à ses systèmes et contre les dommages matériels, allant des pertes de données à la disparition d’un véhicule en raison d’un manquement dans la sécurité. "Chaque jour, nous devons faire le nécessaire pour nous en sortir sans assurances. En matière de gestion des risques, le courtier en assurances est notre allié. Il passe tous les six mois pour les évaluer: ce contrôle maintient notre niveau d’alerte."
Ransom ware
Toutes les entreprises ne sont pas conscientes des risques qu’elles courent en cas d’arrêt d’activité. "30% des entreprises interrogées pour notre enquête avouent ne pas être couvertes. C’est étonnant. Et tout particulièrement les PME actives dans le secteur des services, elles croient sans doute qu’elles ne courent guère de risques. Et cela peut leur coûter cher", estime Jan Braekman, Account Manager chez le courtier en assurances ADD.
"Une machine HS ou un arrêt d’activité engendre toujours des coûts supplémentaires. Il faut louer de nouveaux locaux, payer des heures supplémentaires, sans compter les problèmes avec les clients et les fournisseurs en cas de perte de données. L’arrêt d’activité peut être la conséquence d’un incendie, d’une tempête, d’un dégât des eaux, d’une machine HS, d’une défaillance du hardware ou d’une perte de données causée par des pirates informatiques. C’est surtout ce dernier risque qui est de plus en plus assuré, ce qui est sans doute une conséquence de l’essor de l’e-commerce, de la nécessité d’une infrastructure informatique de plus en plus importante et de l’augmentation rapide du stockage de données, notamment à la suite du développement des systèmes Big Data", explique Jan Braekman.
"La responsabilité d’une entreprise peut être engagée en cas de publication des données de ses clients à la suite d’un piratage. Le phénomène du “ransom ware”, qui consiste à pirater des logiciels et à exiger une rançon, est aussi en augmentation en Belgique, ce qui peut paralyser une entreprise, au moins temporairement - perte du chiffre d’affaires, accumulation des coûts liés aux interventions d’urgence et à la remise en état, problèmes de gestion des clients ou des fournisseurs."
Risques majeurs
Les grandes entreprises pratiquent une véritable gestion des risques. "Pourtant, les PME aussi pourraient faire de la prévention structurelle à un coût abordable. Par exemple, il faut éviter de continuer à travailler avec un système d’exploitation que son fournisseur de logiciels ne traite plus. Ou établir un script pour définir qui doit faire quoi en cas d’incident. Il faut savoir quels équipements sont susceptibles de paralyser une entreprise en cas de défaillance et quels sont ceux dont elle peut se passer. Il est essentiel d’établir une liste des risques qui ne se limite pas à identifier les menaces, mais qui fixe également les priorités."
Une bonne couverture par le biais d’un contrat d’assurances ne suffit pas. "Les architectes en assurances conseillent les entreprises en matière de développement de la prévention et de la protection, par exemple contre la cybercriminalité. Ils offrent également une assistance juridique et technique en cas de piratage, ce qui limite les dommages et leur permet de redevenir plus rapidement opérationnelles."
Un dommage peut impacter plusieurs secteurs d’une entreprise. "Sur le plan commercial, dans un environnement concurrentiel il faut s’attendre à ce que vos concurrents se dépêchent d’occuper le vide ainsi laissé", explique Jan Braekman. "Sur le plan financier, les coûts fixes augmentent, sans compter les réparations. 30% des entreprises qui ont subi un incendie ont fait faillite en trois ans. Sur le plan social, un sinistre n’entraîne pas uniquement un chômage temporaire, il tend également à détériorer le climat général et à accroître la rotation de personnel, un élément qui est largement sous-estimé par la plupart des PME."
Pour une entreprise, qu’est-ce qu’une bonne assurance perte d’exploitation? Elle doit lui permettre de retrouver rapidement la situation dans laquelle elle se trouvait avant le sinistre.
- Déterminez avec précision le montant des indemnités dans votre contrat d’assurances. Par exemple, tenez compte de la croissance normale de votre chiffre d’affaires.
- Évitez les périodes d’indemnisation trop brèves en cas d’arrêt d’activité. La période standard de douze mois ne suffira peut-être pas si le remplacement d’une machine essentielle en prend dix-huit. Une usine entièrement détruite peut difficilement redevenir opérationnelle en douze mois.
- Soyez attentif à la bonne gouvernance. Dans ce cadre, une assurance perte d’exploitation est une précaution élémentaire.
- Ne sous-estimez pas les risques en matière de liquidités, un point important tant pour les créanciers que pour les actionnaires. Si l’assurance perte d’exploitation ne couvre pas la diminution des liquidités, l’entreprise ne satisfera peut-être plus aux exigences des banques, précisément au moment où vous aurez besoin de nouveaux investissements.
- Les actionnaires courent encore plus de risques. Ils voient leurs revenus s’effondrer et encaissent une perte de capital importante en raison de l’impact du sinistre sur le cours de l’action.