Les données du personnel sont souvent dispersées dans de nombreux fichiers Excel et dossiers ainsi qu’au département des ressources humaines. De plus en plus d’entreprises réalisent néanmoins la nécessité de numériser l’administration du personnel. Grâce à sa plateforme cloud, la société gantoise Officient.io les aide à centraliser ces données.
Un nombre croissant d’entreprises prennent conscience de la nécessité de rationaliser leurs processus de gestion des RH. La crise du coronavirus fut un important catalyseur de cette évolution.
“Auparavant, les collaborateurs transmettaient des certificats médicaux en format papier; la pandémie a montré qu’il était parfaitement possible de le faire à distance par voie électronique”, avance Sarah Vansteenkiste, COO d’Officient.io.
Besoin de digitalisation
Les contrats de travail, fiches de paie, plannings de congés, comptes-rendus d’entretiens d’évaluation et autres relevés d’absence étaient fréquemment dispersés dans l’entreprise. “L’époque où les managers inscrivaient les congés de leurs collaborateurs avec des codes couleur sur une grande feuille de papier et devaient tout recopier dans le dossier du payroll est révolue”, assure Michiel Bearelle. Le cofondateur et CEO d’Officient.io souligne au passage que les départements RH ont gagné en maturité. Si, voici une décennie, ils œuvraient encore souvent sous l’égide des départements financiers, ils sont de plus en plus indépendants.
Les collaborateurs RH n’ont plus de temps à consacrer aux tâches administratives répétitives: ils souhaitent se concentrer sur les aspects stratégiques et humains de leur fonction.
"En centralisant toutes les données dans un dossier informatique unique, les collaborateurs des RH disposent de davantage de temps pour aider les employés en leur proposant des formations et des possibilités de développement personnel."
“Dans la guerre des talents, les candidats ne se présentent plus spontanément et les départements RH doivent chercher proactivement de nouveaux collaborateurs. En centralisant toutes les données dans un dossier informatique, ils disposent de davantage de temps pour aider les employés en leur proposant des formations et des possibilités de développement personnel. Avec Officient.io, toutes les formalités administratives liées à l’accueil d’un nouveau collaborateur – du matériel au contrat – sont réglées en une heure, par exemple.”
PME
La numérisation de l’administration du personnel et la centralisation de toutes les données offrent en outre une vue d’ensemble plus claire sur la gestion des RH. Avec sa plateforme en ligne, Officient.io s’adresse aux PME et compte parmi ses clients aussi bien des sociétés de services et des sociétés technologiques que des clubs de football, des huissiers, des agences et des entrepreneurs en construction.
“Nous rationalisons tous les processus liés à la gestion des RH, de l’onboarding à l’offboarding, et nous faisons en sorte que l’entreprise garde le contrôle de l’ensemble des données”, éclaire Michiel Bearelle. “En effet, beaucoup de précieuses informations se perdent lorsque le responsable des RH ou l’un de ses collaborateurs quitte l’entreprise… Par ailleurs, les données sont maintenues à jour en permanence grâce à la connexion avec le secrétariat social. Les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs données et documents via l’app Self-Service.”
Tout le personnel
“Officient.io ne s’occupe pas uniquement des collaborateurs qui se trouvent sur le payroll de l’entreprise: elle prend en considération l’ensemble du personnel, y compris les freelance, travailleurs intérimaires, stagiaires et étudiants”, précise Sarah Vansteenkiste. “Car le freelance qui travaille trois jours par semaine pour l’entreprise fait partie de la société! Il est intéressant pour les collègues de savoir quand cette personne sera ou non présente.”
"Auparavant, les collaborateurs transmettaient des certificats médicaux au format papier. La pandémie a montré qu’il était parfaitement possible de le faire à distance par voie électronique"
En plus du progiciel, Officient.io fournit un accompagnement sur mesure à ses clients. “Le basculement vers une plateforme cloud constitue un changement important. Notre équipe soutient nos clients dans ce processus. Nous suivons aussi bien les collaborateurs RH que les utilisateurs de notre application. De cette manière, ils ne se retrouvent pas seuls et peuvent rapidement tirer le maximum de valeur de notre plateforme.”
Créée en 2017, Officient.io compte 45 collaborateurs. Selon son CEO, Michiel Bearelle, l’entreprise est née du constat que de nombreuses PME éprouvaient beaucoup de difficultés à gérer leur personnel. “Alors qu’un secrétariat social s’occupe de verser les salaires au bon moment, nous proposons une façon de soutenir les processus RH de façon digitale et de centraliser toutes les données liées la gestion du personnel.” Officient.io est active en Belgique et au Luxembourg, ainsi qu’aux Pays-Bas à la suite de son rachat par la société néerlandaise Exact en 2020.