Les notaires 2.0 ont passé un nouveau cap dans leur transformation digitale: il est désormais possible de conclure un acte notarié par vidéoconférence. Ainsi, si vous voulez acheter une propriété, créer votre entreprise ou régler une succession, vous ne devrez plus vous rendre, avec votre notaire, en l'étude du notaire de l'autre partie. Tout pourra en effet se passer en vidéoconférence (entre les deux études). Cela signifie que vous devrez donc toujours vous rendre chez votre notaire pour passer l'acte.
De fait, le notariat a opté pour une solution de connectivité professionnelle en mettant en place un Réseau Notarial Sécurisé (RNS). Il s’agit d’un réseau privé, sécurisé et performant qui relie les études notariales, permettant ainsi de lutter contre la cybercriminalité. "Le réseau sécurise la communication entre notaires, l’échange de données avec les instances officielles et avec Fednot. Il offre également des services complémentaires comme la vidéoconférence", explique la Fédération des notaires.
Cette nouvelle technologie permet, à distance, de discuter de l’acte avec le confrère et ses clients, de participer à sa lecture, de faire des modifications sans se déplacer et de le signer à distance.
Comment cela fonctionne?
1) Toutes les parties doivent être d'accord de procéder par vidéoconférence.
2) Les parties et personnes intervenantes non présentes auprès du notaire qui conserve l’acte original sont représentées avec une procuration lors de la signature de l'acte (par exemple, un collaborateur de l'étude dans laquelle sera conservé l'acte authentique). Cette procuration est enregistrée préalablement à distance et gratuitement.
3) Tous les documents à remettre sous forme originale (exemple en immobilier: le certificat de contrôle de l’installation électrique, l'acte de base, le PEB, etc.) et au moins une clé doivent avoir été remis au moins cinq jours ouvrés avant la passation de l’acte par poste ou en personne au détenteur de la minute.
4) Le notaire qui gardera l'acte initie la vidéoconférence au moment T. L'acte est parcouru à l'écran. Toutes les parties peuvent poser des questions, formuler des remarques. Celles-ci peuvent être directement intégrées dans l'acte qui sera imprimé avec les modifications avant signature.
5) Et voilà!
Notaires 2.0
La passation d'un acte par vidéoconférence vient s'ajouter à d'autres initiatives dans la digitalisation des procédures notariales. Ainsi, depuis à peu près un an, les ventes publiques peuvent être réalisées en ligne via la plateforme Biddit. Les acquéreurs peuvent ainsi devenir en quelques clics propriétaires d'un bien immobilier mis aux enchères. Les notaires ont également lancé la plateforme startmybusiness qui permet aux starters de remplir les données nécessaires à la création de leur entreprise.
