Quels frais professionnels réels pouvez-vous déduire?

Tenez compte du fait que si vous prouvez vos frais professionnels réels, vous ne bénéficiez d’aucune exonération de (d’une partie) l’indemnité pour vos frais de déplacement domicile-travail.

Veuillez noter que les frais remboursés par votre employeur ou votre entreprise peuvent ne pas être déduits comme des frais professionnels réels.

Si vous utilisez quelque chose en partie à titre privé et en partie à titre professionnel, vous devez procéder à une ventilation et vous ne pouvez déduire fiscalement que la partie professionnelle.

Voici un aperçu des frais professionnels les plus courants.

1. Déplacementsdomicile-lieu de travail

Le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail est un frais professionnel. Ce que vous pouvez ou non déduire dépendra de votre moyen de transport.

Si vous utilisez différents moyens de transport, vous pouvez combiner les différents systèmes de déduction.

Notez que pour tous les moyens de transport autres que votre voiture, vous devez opter pour le même système de frais: soit le forfait kilométrique, soit les frais réels.

> Voiture personnelle ou voiture partagée

Même si vous prouvez vos frais professionnels réels, vous ne pouvez déduire que 15 cents par kilomètre pour vos déplacements domicile-lieu du travail.

Seul le montant total des intérêts d’un prêt auto peut y être ajouté.

La formule de calcul est la suivante: 15 centimes par kilomètre x le nombre de kilomètres pour un trajet aller simple x le nombre de trajets par jour x le nombre de jours de travail pour cette année.

Il n’y a pas de limite de kilométrage par jour.

Vous ne devez pas nécessairement emprunter le chemin le plus court pour vous rendre au travail. Il doit d’agir du trajet "normal", compte tenu de la distance, de la densité de la circulation, de l’état des routes et de la durée des déplacements.

Si, par exemple, vous mangez à la maison pendant votre pause déjeuner, vous pouvez inclure ce trajet. Une déviation pour emmener les enfants à l’école n’est pas un trajet domicile-lieu du travail et ne doit donc pas être prise en compte.

La voiture ne doit pas nécessairement être immatriculée à votre nom. Il peut aussi s’agir de celle de votre partenaire avec lequel vous êtes marié ou vivez en cohabitation légale, ou de celle de vos parents.

Si vous utilisez une voiture partagée – par exemple, par l’intermédiaire de Cambio ou de Poppy – le même régime s’applique.

> Voiture de société

Si une voiture de société - avec ou sans carte de carburant - est mise gratuitement à votre disposition par votre employeur ou votre entreprise, vous êtes autorisé à déduire 15 centimes par kilomètre.

Mais il y a un plafond: les frais professionnels ne peuvent jamais dépasser l’avantage de toute nature imposable (le forfait sur lequel est calculé l’imposition pour usage à titre privé), plus votre éventuelle contribution personnelle pour usage à titre privé.

> Moto

Les motards ont le choix.

Soit ils déduisent 15 centimes par kilomètre, plafonnés toutefois à 100 kilomètres par trajet simple, soit le montant total est rangé parmi les frais de financement.

Une autre option consiste à prendre en charge 100% des frais professionnels réels.

Il s’agit notamment des frais de carburant, de la taxe de circulation, des frais d’assurance, d’entretien et de réparations, des vêtements de moto spécifiques, de l’antivol et de coffre de moto.

La durée habituelle d’amortissement d’une moto neuve est de 5 ans (3 ans pour une moto d’occasion), et de 3 ans pour l'équipement.

> Transports en commun

Vous avez le choix entre les frais réels d’un abonnement de train, de tram ou de bus, d’une part et un forfait de 15 centimes par kilomètre, plafonné à 100 kilomètres par trajet simple, d’autre part.

> Vélo (de société)

Toute personne utilisant son propre vélo (électrique), speed pedelec ou un vélo partagé pour se rendre au travail a le choix entre un forfait de frais de 27 centimes par kilomètre ou la déclaration des frais réellement exposés.

Cela comprend notamment les frais d’entretien et de réparation, l’amortissement du vélo (au moins trois ans, le plus souvent cinq ans), un casque, des vêtements de cyclisme, des gants et des chaussures, un antivol, le financement et une assistance dépannage.

Cela vaut également pour un vélo de société fourni par votre employeur ou votre société, pour autant que l’employeur ne soit pas responsable de l’entretien.

> À pied

Si vous vous rendez à pied au travail, vous pouvez déduire 15 centimes par kilomètre.

C’est plutôt inhabituel, mais là encore, vous pouvez choisir de déduire 100% de vos dépenses réelles, comme des chaussures et des vêtements pour vous protéger des intempéries.

> Taxi

Les frais de taxi sont déductibles à 75%.

2. Déplacements professionnels

Vous vous rendez en voiture chez des clients, à une réunion ou à une formation? Pour les déplacements professionnels pendant les heures de travail, les frais professionnels diffèrent également selon le moyen de transport.

> Voiture personnelle

Les intérêts d’un prêt auto et les frais d’une borne de recharge pour une voiture électrique ou hybride sont déductibles à 100%.

Pour les autres frais, le pourcentage de déduction dépend de l’émission de CO2 de votre voiture.

Songez à l’amortissement de votre voiture (généralement cinq ans), à la prime d’assurance, aux frais de carburant et d’entretien, à la taxe de circulation, aux frais de stationnement, de contrôle technique, de lavage de la voiture, de location ou à l’amortissement d’un emplacement de parking ou d’un garage, aux frais de remorquage et de l’assistance de dépannage.

Le pourcentage de déduction est calculé selon la formule suivante: 120 % - (0,5 % x coefficient x nombre de grammes de CO2 par kilomètre).

Ce coefficient s’élève à 1 pour les véhicules fonctionnant uniquement au diesel, à 0,90 pour les véhicules fonctionnant au CNG dont la puissance fiscale ne dépasse pas 12 chevaux, et enfin à 0,95 pour tous les autres.

Le pourcentage de déduction calculé ne peut être inférieur à 50% ni supérieur à 100%. Le pourcentage le plus élevé s’applique aux voitures électriques.

Mais cette règle générale connaît un certain nombre d’exceptions:

• Pour les voitures dont le contrat d’achat ou de leasing a été signé avant le 1er janvier 2018, la déduction minimum reste fixée à 75%;

• Pour les voitures hybrides acquises à partir du 1er janvier 2023, la déduction des frais de carburant est limitée à 50%. Les frais d’électricité restent intégralement déductibles.

• Pour les voitures hybrides – qui combinent un moteur à combustion et un moteur électrique – l’administration fiscale fait la distinction entre les "vrais" et les "faux" hybrides. Sur papier, les émissions de CO2 sont généralement plus faibles que les émissions réelles, car la batterie a souvent une capacité insuffisante. Il s’agit des voitures dont la batterie électrique a une capacité énergétique inférieure à 0,5 kWh par 100 kilogrammes de poids de la voiture, ou une émission supérieure à 50 grammes de CO2 par kilomètre. Pour ces faux hybrides achetés, loués ou pris en leasing après le 1er janvier 2018, les émissions de CO2 du modèle correspondant équipé uniquement d’un moteur diesel ou à essence sont prises en compte. S’il n’existe pas de véhicule correspondant, la valeur d’émission de la voiture hybride plug-in est multipliée par 2,5.

• Pour les voitures polluantes dont les émissions de CO2 sont supérieures à 200 grammes par kilomètre ou dont les données d’émissions de CO2 ne sont pas connues du service d’immatriculation des véhicules (DIV), le pourcentage de déduction est limité à 40%, indépendamment de la date d’acquisition de la voiture.

• Au cours des prochaines années, la fiscalité automobile sera profondément remaniée. À partir du 1er janvier 2026, seules les voitures ne produisant pas d’émissions seront déductibles. Un régime transitoire s’applique pour les voitures à combustion achetées, prises en location ou en leasing entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2025.

> Voiture de société

Les personnes disposant d’une voiture de société avec carte de carburant ne sont pas autorisées à déduire les frais de voiture pour leurs déplacements professionnels. Vous pouvez déduire les frais de carburant uniquement si vous ne disposez pas d’une carte de carburant.

Moto, transports en commun, vélo (de société), vélo partagé et à pied. Les frais réels sont intégralement déductibles au titre de frais professionnels.

Taxi. Les frais de taxi sont déductibles à 75%.

3. Borne de recharge publique

Les entreprises unipersonnelles et les sociétés qui investissent dans une borne de recharge pour les voitures électriques accessible au public bénéficient temporairement d’une déduction majorée.

Pour les investissements réalisés entre le 1er septembre 2021 et le 31 mars 2023, il existait un taux d’amortissement majoré de 200% de la borne de recharge et des frais annexes amortis avec la borne de recharge (câblage, adaptation de la cabine électrique, etc.).

Pour les investissements réalisés du 1er avril 2023 au 31 août 2024, la déductibilité baisse (150%).

Toutefois, la borne de recharge doit remplir certaines conditions. Mais surtout, il doit s’agir d’une borne de recharge accessible au public: tout le monde doit pouvoir y charger sa voiture.

En outre, il doit s’agir d’une borne "intelligente", reliée numériquement à un système de gestion qui module les temps de charge et la capacité de charge.

L’infrastructure de recharge doit être amortie de façon linéaire sur au moins cinq périodes imposables.  

La déduction pour frais ne peut être cumulée avec une déduction pour investissement.

Notez que si vous déduisez les dépenses relatives à une borne de recharge en tant que frais professionnels réels, vous ne pouvez pas bénéficier d’une réduction d’impôts pour ces mêmes dépenses.

Toutefois, les frais peuvent être ventilés de manière à ce qu’une partie des frais soit considérée comme des frais professionnels réels, et de sorte qu’une réduction d’impôts puisse être demandée pour la partie restante.

4. Immeuble de bureaux

Les frais pour un bureau, un magasin ou un immeuble d’entreprise sont des dépenses professionnelles. Ce que vous pouvez déduire diffère selon que vous êtes locataire ou propriétaire.

Les locataires déclarent (une partie) du loyer payé. La nouveauté de cette année est que le code 1072/2072 doit être coché au cadre XIII et qu’une annexe (270MLH) doit être ajoutée à la déclaration d’impôts.

Les propriétaires peuvent déduire (en tout ou en partie) le précompte immobilier, les taxes communales et provinciales ainsi que les intérêts dus sur un crédit hypothécaire. Le prix du bâtiment – contrairement à celui du terrain – peut être amorti sur 33 ans.

Les autres frais, comme les frais de notaire et les droits d’enregistrement, peuvent être déclarés en une fois en tant que frais professionnels déductibles ou être amortis au même rythme que le bâtiment.

D’autres frais qui se rapportent au bâtiment constituent également des frais professionnels. Citons les primes pour une assurance incendie et vol, les frais de chauffage, d’électricité, d’eau et d’entretien.

Pour les indépendants et les titulaires de professions libérales, les frais de sécurisation bénéficient d’une déduction majorée à 120%.

Vous n’utilisez qu’une partie du bâtiment à titre professionnel? Vous devez limiter la déduction proportionnellement à la superficie utilisée. Il est est en effet nécessaire de scinder l’usage privé de l’usage professionnel.

5. Fournitures de bureau

Les petites fournitures de bureau, telles que le papier et autres articles de papeterie, les produits d’entretien, les frais de téléphone et d’internet, etc. peuvent être intégralement pris en compte dans la mesure où elles sont entièrement liées à votre activité professionnelle.

Les ordinateurs, les logiciels, les téléphones portables et le mobilier doivent être amortis, généralement à un taux annuel de 33%.

6. Personnel

Les frais de personnel, étudiants jobistes, conjoint aidant, etc. constituent des frais qui peuvent être intégralement déduits.

Il s’agit entre autres des rémunérations, charges sociales, cotisations patronales et primes d’assurances complémentaires, primes de pensions et cotisations ONSS.

Soyez prudent si vous laissez vos enfants travailler dans votre entreprise: ils peuvent ne plus être fiscalement à votre charge.

7. Honoraires et conseils fiscaux

Les honoraires d’un avocat, d’un comptable ou d’un expert-comptable peuvent être déduits à condition qu’ils aient un lien avec vos activités professionnelles.

Vous devez donc être en mesure de prouver que les frais ont été exposés ou supportés dans le but d’obtenir ou de conserver des revenus imposables.

Il peut s’agir, par exemple, de votre comptabilité, de vos fiches de paie et de l’administration de vos obligations en matière de sécurité sociale. Les frais pour des conseils fiscaux font l’objet d’un débat.

8. Restaurant

Les repas d’affaires sont déductibles à hauteur de 69%.

9. Littérature spécialisée

Vous pouvez déclarer l’achat de livres, magazines, périodiques, etc. s’ils ont un lien direct avec votre profession. Dans la pratique, la déduction des journaux est souvent rejetée.

10. Formations complémentaires

De même pour pouvoir déduire fiscalement les frais de formations complémentaires, de voyages d’études, de congrès et séminaires à l’étranger, il faut qu’il y ait un lien avec votre activité professionnelle actuelle.

Une formation en vue d’une reconversion professionnelle n’est pas acceptée par l’administration fiscale.

11. Publicité

Les frais des articles promotionnels tels que stylos, briquets, agendas, calendriers, etc. sont en principe entièrement déductibles.

Cela s’applique également aux frais de sponsoring, à condition que vous puissiez démontrer qu’ils contribuent à la prospérité de votre entreprise.

Les abonnements à des manifestations sportives ou culturelles sont également déductibles à 100%.

12. Frais de réception ou cadeaux d’affaires

Vous pouvez déduire à 50% les dépenses exposées pour les cadeaux d’affaires et les frais de réception de (potentiels) clients, fournisseurs, de relations d’affaires et d’autres personnes, que vous recevez dans vos locaux ou ailleurs (pas au restaurant).

Les frais de réception concernent les frais de traiteur, les boissons et la nourriture, les fleurs, l’amortissement de la location des locaux et du mobilier, les salaires du personnel de réception.

13. Vêtements professionnels spécifiques

Seuls les vêtements professionnels spécifiques comme la toge d’un avocat, la blouse d’une infirmière, un casque ou des chaussures de protection, etc. peuvent être intégralement déduits. L’achat de vêtements de ville ordinaires n’est jamais considéré comme frais professionnel.

14. Assurance revenu garanti

Seule la partie de la prime d’assurance couvrant l’invalidité économique est reconnue comme frais professionnel.

Les autres assurances hospitalisation ou services spéciaux (frais d’ambulance, aide familiale, ...) ne sont pas déductibles.

15. Cotisations

Les cotisations de membre d’une association professionnelle, d’un syndicat, etc. ne sont considérées comme frais professionnels que si elles sont en lien direct avec votre profession.

Vous ne pouvez pas déduire votre cotisation de membre à un club-service.

16. Location d’une seconde résidence

Si votre employeur vous oblige à résider à proximité de votre travail ou si vous décidez vous-même de vous en rapprocher pour éviter de longs trajets, les frais liés à cette seconde résidence (maison ou appartement) seront considérés comme frais professionnels.

Notez que de nombreux litiges avec le fisc à ce sujet ont déjà été portés en justice.

Comment déduire les frais professionnels réels?

Les travailleurs salariés déclarent le montant total de leurs frais professionnels réels au cadre IV en regard du code 1258/2258.

Pour les autres groupes professionnels, cela se fait dans la partie II de la déclaration d’impôts.

Les dirigeants d’entreprises doivent compléter le code 1406/2406 dans le cadre XVI, les indépendants qui obtiennent des bénéfices le code 1606/2606 dans le cadre XVII, et les titulaires de profession libérale le code 1657/2657 dans le cadre XVIII.

Même si vous n’êtes pas tenu, à proprement parler, de joindre le détail de vos frais professionnels réels à votre déclaration d’impôts, il est recommandé de le faire. Cela accélérera le traitement de votre déclaration.