Les 12 frais professionnels les plus fréquents

Attention: les frais remboursés par votre employeur ne peuvent pas être inclus dans vos frais professionnels réels. Cela vaut aussi bien pour le remboursement de frais occasionnels que pour les remboursements forfaitaires comme les frais de représentation. Aperçu des frais les plus courants.

1. Bureau

Les frais pour un bureau sont scindés entre ceux liés au bâtiment, aux coûts et aux fournitures de bureau. Des règles spécifiques s’appliquent pour chacune de ces catégories.

• Bâtiment

Qu’il s’agisse d’un bureau, d’un magasin ou d’un bâtiment, tous sont considérés comme frais professionnels. Les propriétaires peuvent déclarer (en tout ou en partie) le précompte immobilier, les taxes communales et provinciales ainsi que les intérêts dus sur un crédit hypothécaire. Le prix du bâtiment – à l’exclusion du terrain – peut être amorti sur 33 ans. Les autres coûts, comme les frais de notaire et les droits d’enregistrement, peuvent être déclarés en une fois en tant que frais professionnels déductibles ou être amortis au même rythme que le bâtiment.

Les locataires peuvent déclarer les loyers en tout ou en partie. Si vous déclarez votre habitation (en tout ou en partie), le bail doit autoriser l’usage du bâtiment à titre professionnel.

Si vous utilisez une partie de votre domicile comme bureau, par exemple parce que vous faites régulièrement du télétravail ou parce que vous êtes professeur et que vous préparez vos cours à la maison, vous pouvez également déclarer une partie des frais liés à votre habitation en tant que frais professionnels. Vous devez scinder ces frais entre usage privé et professionnel sur la base du ratio entre la superficie de votre bureau et la surface habitable totale de votre logement.

• Frais

Parmi les autres frais liés à votre habitation, on trouve les primes d’assurance-habitation (incendie et vol), le chauffage, l’électricité, l’eau et l’entretien. Les coûts de sûreté sont déductibles à hauteur de 120% pour les indépendants et les professions libérales. Ici également, les frais sont déductibles proportionnellement à la surface utilisée et il est nécessaire de scinder l’usage privé de l’usage professionnel de l’habitation.

• Fournitures de bureau

Les petites fournitures de bureau comme le papier, les stylos, produits d’entretien, frais de téléphone et d’internet, etc. sont entièrement déductibles à condition qu’ils soient totalement utilisés à des fins professionnelles. Dans le cas contraire, vous devez séparer l’usage privé de l’usage professionnel. Les ordinateurs, logiciels, téléphones portables et meubles peuvent être amortis à concurrence de 33% par an.

2. Personnel

Les frais de personnel, étudiants jobistes, conjoint aidant, etc. peuvent être entièrement déduits. Il s’agit entre autres de rémunérations, charges sociales, cotisations patronales et primes d’assurances complémentaires, pensions et cotisations ONSS.

3. Honoraires

Les honoraires de votre conseiller fiscal, comptable, expert-comptable ou avocat peuvent être déclarés à condition qu’ils aient un lien avec votre activité professionnelle. Vous devez donc être en mesure de démontrer que ces frais ont été exposés en vue d’acquérir ou de conserver des revenus imposables.

4. Restaurant

Les repas d’affaires sont déductibles à hauteur de 69%.

5. Littérature spécialisée

Vous pouvez déclarer l’achat de livres, magazines, périodiques, etc. s’ils ont un lien direct avec votre profession. Dans la pratique, les journaux ne sont généralement pas déductibles.

6. Formations

Les frais de formation complémentaire, de voyage d’étude, de congrès et séminaires à l’étranger peuvent être déclarés, à condition qu’ils aient un lien direct avec votre activité professionnelle. Les formations en vue d’une reconversion professionnelle ne sont pas acceptées par l’administration fiscale.

7. Publicité

Les objets publicitaires comme les stylos, briquets, agendas, calendriers portant votre logo sont en principe entièrement déductibles. Cela s’applique également aux frais de sponsoring à condition que vous puissiez démontrer que ces événements vous permettent d’augmenter votre chiffre d’affaires. Les abonnements aux manifestations sportives ou culturelles sont également 100% déductibles.

8. Frais de réception

Les frais de réception (traiteur, boissons, etc.) et les cadeaux d’affaires (vin, pralines, etc.) ne sont déductibles qu’à concurrence de 50%.

9. Vêtements professionnels

L’achat de vêtements de ville n’est pas reconnu par l’administration fiscale. Seuls les vêtements professionnels comme la toge d’un avocat, la blouse d’une infirmière, un casque ou des chaussures de protection, etc. peuvent être déduits.

10. Assurance revenus garantis

Seule la partie de la prime d’assurance couvrant l’invalidité économique est reconnue comme frais professionnels. Les autres assurances – hospitalisation ou services spéciaux (frais d’ambulance, aide familiale, etc.) – ne sont pas déductibles.

11. Cotisations

Les cotisations de membre d’une association professionnelle, d’un syndicat, etc. ne sont considérées comme frais professionnels que s’ils sont en lien direct avec votre profession. La cotisation à un club service comme le Rotary ou les Kiwanis n’est pas déductible.

12. Location d’une seconde résidence

Si votre employeur vous oblige à résider à proximité de votre travail ou si vous décidez vous-même de vous en rapprocher pour éviter de longs et difficiles trajets quotidiens, les frais liés à cette seconde résidence (maison ou appartement) seront considérés comme frais professionnels.

De nombreux litiges à propos de ces frais ont dû être tranchés par les tribunaux.

La jurisprudence a tendance à considérer comme déductibles les frais exposés en double – comme le loyer d’un second logement à proximité de votre lieu de travail combiné aux frais liés à l’emprunt hypothécaire souscrit pour la résidence principale. Les frais que vous exposez dans un des logements, mais que vous économisez dans l’autre parce que vous n’y êtes pas présent (comme l’eau, le gaz et l’électricité) ne peuvent être déduits.