Les règles à suivre pour les adeptes du télétravail

Et pour que ce deal soit un réel "win-win" (pour l’employeur et pour l’employé), il a y un certain nombre de règles à suivre.

Qu’est-ce que le télétravail?

Les principes de bases du télétravail figurent dans la CCT 85 bis. Cette convention collective définit le télétravail comme "l’exécution en dehors de l’entreprise d’une fonction prévue par un contrat de travail".

Il doit avoir lieu sur base régulière et non occasionnelle (lire encadré en page suivante) et recourir aux technologies de l’information (PC portable, internet, etc.).

Le télétravailleur travaille à son domicile, sur ordinateur; il est en contact avec ses collègues et l’entreprise via internet.

Les travailleurs qui, en raison de la nature de leur fonction (représentants, infirmiers à domicile, techniciens qui se rendent à domicile), n’ont pas de lieu de travail fixe et ceux qui travaillent dans un bureau satellite de l’entreprise, ne sont pas concernés.

Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation. Il ne peut se faire que moyennant l’accord de l’employé et de l’employeur.

Quelles sont les conditions à respecter?

Les conditions du télétravail doivent être fixées de façon détaillée par écrit lors de la conclusion du contrat de travail (ou ultérieurement dans une annexe au contrat).

- La fréquence du télétravail (éventuellement le(s) jour(s) où il est prévu et/ou les heures où la présence du collaborateur dans l’entreprise reste obligatoire).

- Le(s) lieu (x) où le télétravail sera exercé, quand et comment le collaborateur devra être joignable.

- Le soutien technique dont bénéficiera le travailleur

- Les règles relatives au défraiement des coûts supportés.

- Les conditions d’un retour sur le site de l’entreprise.

La description du travail est facultative, comme la mention de la période au cours de laquelle il sera effectué.

Outils de travail

En principe, l’employeur fournit les instruments de travail (PC, logiciels, périphériques et connexion internet). En pratique, deux cas de figure peuvent se présenter:

1. L’employeur fournit l’ordinateur et/ou une connexion et un abonnement internet. Si ces équipements peuvent également être utilisés à des fins privées, il s’agit d’un "avantage de toute nature" pour lequel le travailleur sera taxé au titre de l’impôt des personnes physiques. La valeur de cet avantage forfaitaire est fixée à 180 euros/an pour l’ordinateur et les périphériques, et à 60 euros/an pour internet.

Si le travailleur n’est pas autorisé à utiliser ces équipements à des fins privées, il ne bénéficie d’aucun avantage. Il faudra dans ce cas lui faire signer une déclaration écrite dans laquelle il s’engage à respecter ce principe.

2. Le collaborateur utilise son propre matériel et sa connexion, et il peut être dédommagé. Si la contribution de l’employeur ne dépasse pas 20 euros/mois pour l’usage du PC et/ou 20 euros/mois pour internet, ce défraiement sera non taxable, sans qu’il faille en apporter la preuve. Si le défraiement est plus élevé, il faudra prouver qu’il couvre des frais réellement encourus. Faute de quoi la partie au-delà des 20 euros sera soumise au précompte professionnel.

Jusqu’à 40 euros, les compensations sont aussi exonérées de cotisations sociales.

Chauffage, électricité…

L’ONSS accepte qu’un collaborateur qui télétravaille régulièrement ou structurellement reçoive une contribution complémentaire de 122 euros par mois ou 10% du salaire brut correspondant aux journées de télétravail, pour couvrir les frais d’électricité, de chauffage, le petit matériel de bureau etc. Ces montants sont exonérés de cotisations sociales. Les employeurs ne sont toutefois pas tenus d’accorder ces compensations.

Pour le fisc, l’acceptation de ces montants n’est pas automatique. "Le Service des décisions anticipées (ruling) a accepté dans un certain nombre de cas qu’un dédommagement de 120 euros par mois représente un remboursement de frais non taxable. Il s’agit toutefois de décisions individuelles, qui tiennent compte des circonstances spécifiques aux cas soumis. Ces décisions ne peuvent être généralisées sur le plan fiscal à des cas comparables", souligne Francis Adyns, porte-parole du SPF Finances.

Randstad a constaté pour sa part que les travailleurs demandent de plus en plus fréquemment au tribunal d’ordonner le remboursement des frais exposés pour les jours de télétravail (y compris pour les années précédentes). Et en général, c’est la règle des 10% du salaire brut qui prévaut.

Accident de (télé) travail

Les personnes qui sont victimes d’un accident dans le cadre de leur activité professionnelle sont couvertes par l’assurance "accidents du travail" souscrite par l’employeur. Ce type de police prévoit:

— Un revenu de remplacement pour les périodes d’incapacités consécutives à un accident. "Il s’agit de 90% du salaire journalier, plafonné à 42.270,08 euros par an", explique Marie-Pierre Dawance, manager "souscription des accidents du travail" chez AXA. "Et les employeurs peuvent souscrire une assurance complémentaire pour compenser la partie du salaire qui dépasse le plafond", ajoute Paul Caekebeke du courtier en assurances ADD.

- Le remboursement des frais médicaux résultant de l’accident du travail, sur la base des taux fixés par l’Inami. "Vous ne payez pas de ticket modérateur. Mais si vous faites appel à un médecin non conventionné, les suppléments d’honoraires seront à votre charge", précise Marie-Pierre Dawance. Les frais de déplacements vers l’hôpital ou le cabinet du médecin sont (partiellement) remboursés.

Concernant le télétravailleur, "si l’accident a lieu à l’endroit et durant la période fixés par écrit pour le télétravail, il pourra être considéré comme un accident du travail", souligne Jan Simons, spécialiste en accidents du travail chez AXA. Par exemple si l’imprimante lui tombe sur le pied ou s’il se fracture la jambe dans l’escalier. " Bien que ce soit difficile à prouver, c’est accepté. Car au bureau également, il arrive qu’on emprunte un escalier. Par contre, si vous vous blessez en tondant la pelouse pendant votre pause de midi, cela ne sera pas considéré comme un accident du travail", souligne Paul Caekebeke.

Vous conduisez les enfants à l’école le matin? Les accidents qui interviennent sur le trajet domicile-lieu de travail sont couverts par l’assurance accidents du travail. En théorie, ce trajet n’existe pas en cas de télétravail. Il n’y a donc pas de raison pour que vous soyez couvert pour le trajet domicile-école-domicile. "Mais en pratique, pour ne pas discriminer les télétravailleurs, des accidents qui interviennent dans ce cadre sont également considérés comme des accidents du travail", indique-t-on chez Axa.

Les horaires flottants, bouées de sauvetage pour votre organisation

Personne pour aller chercher Thomas à son stage qui se termine à 16h30? Envie de profiter un peu des belles journées ensoleillées? Certaines entreprises permettent aux employés d’opter pour des horaires flottants qui leur permettent d’organiser leur journée de travail à la carte. Dans les périodes où l’activité ralentit, c’est souvent du "win-win".

La loi Peeters sur le travail faisable et maniable a fixé un cadre légal pour les horaires flottants qui étaient jusqu’alors déjà bien ancrés dans les entreprises… et tolérés par l’Inspection sociale. Depuis le mois de juin, les entreprises qui souhaitent octroyer cette souplesse aux employés sont tenues de fixer les modalités et limites des horaires flottants dans leur règlement du travail ou une CCT.

→ Comment cela fonctionne-t-il?

L’entreprise détermine:

• des plages fixes durant lesquelles le travailleur est obligé d’être présent et disponible pour l’employeur. Par exemple de 9h à 12h puis de 13h30 à 16h30.
• des plages mobiles durant lesquelles le travailleur choisit le début et la fin de sa journée de travail ainsi que ses pauses. Par exemple: de 7h à 9h, de 12h à 13h30 (moment de la pause déjeuner: min. 15 minutes, max. 90 minutes) et de 16h30 à 19h.

→ Comptabilité des prestations

Certaines semaines, le collaborateur prestera donc plus ou moins de 8 heures par jour et/ou plus ou moins de 38, 39 ou 40 heures de travail.

L’entreprise doit dès lors prévoir un dispositif de suivi des prestations (pointeuse) pour permettre aux travailleurs de tenir leur comptabilité et savoir où ils en sont. Car à l’issue d’une période de référence (fixée entre 3 mois et un an), il faudra vérifier qu’ils ont totalisé un nombre d’heures de travail correspondant à la durée hebdomadaire moyenne (ex: 38 heures).

→ Rémunération

• Si le travailleur a respecté les règles, il perçoit son salaire habituel normalement.
• S’il apparaît qu’il a travaillé trop peu (et sauf cas de force majeure!), l’employeur pourra retenir la rémunération payée en trop du salaire suivant.
• S’il a presté plus, il n’aura par contre plus le droit de récupérer ni d’être rémunéré pour ces heures prestées en trop. Précisons que les heures "sup" prestées à la demande de l’employeur ne sont évidemment pas concernées par ce dispositif. Elles génèrent un sursalaire.