Sur les réseaux sociaux, les internautes s’en donnent à cœur joie, travailler à la maison est synonyme de liberté et de confort. Pourtant, télétravailler ça s’apprend et ça se gère, faute de quoi, couacs et chaos garantis dans l’organisation.
Voici donc 7 conseils qui vous permettront de vous organiser au mieux et d’éviter les écueils du travail à distance.
1. Aménagez-vous un espace dédié au travail
Il est très important de délimiter un espace pour séparer le temps du travail et celui de la vie privée. Garder une séparation, même symbolique, entre les deux univers permet de garder les idées claires et favorise la concentration. Cela évite également de devoir ranger et déplacer toutes vos affaires, le soir venu.
Un minimum de confort est également nécessaire pour prévenir le mal de dos dû à une mauvaise posture sur un temps prolongé. Affalé(e) dans le canapé ou allongé(e) dans son lit? Pourquoi pas, à chacun sa préférence, mais gare aux effets secondaires!
… et attention aux distractions
À la maison, les facteurs de déconcentration sont légions, sans parler de l’impact des réseaux sociaux.
Les blagues sur le coronavirus pullulent sur Facebook et dans les groupes WhatsApp, un vrai danger pour votre concentration. Un conseil, mettez vos notifications sur pause pendant les périodes de travail et réactivez-les lors de vos breaks. Idem pour les chaînes d’infos en continu, attention à ne pas rester scotché.
2. Le matin, préparez-vous comme si vous partiez au travail
Prendre une douche, un petit déjeuner, s’habiller, se fixer des horaires… Autant de réflexes qui peuvent paraître évidents, mais qui sont indispensables pour tenir le coup sur la durée et pour maintenir une vraie séparation entre travail et vie privée.
Pendant la journée, pensez à sortir quelques minutes, pour prendre l’air, vous aérer l’esprit. C’est bon pour le corps et la concentration.
Le soir, faites comme si vous quittiez le bureau, éteignez votre ordinateur, déconnectez-vous et passez à autre chose. Et puis, voyez le bon côté des choses, vous avez économisé le temps du transport. Bref, le travail à domicile ne doit pas vous empêcher d'avoir une vie privée.
3. Imposez-vous des horaires et communiquez vos disponibilités
À distance, difficile de connaître la disponibilité de ses collègues? Si la plupart des outils de communication actuels affichent des "statuts" de connexion (en ligne, inactif…), définissez des horaires clairs et prévenez les autres lorsque vous allez manger ou lorsque vous faites une pause.
Vous gagnerez en efficacité, en concentration et vous éviterez les reproches sur votre manque de réactivité.
Une liste claire de tâches à accomplir vous aidera aussi à gérer votre temps et à rester productif.
4. Mettez-vous d’accord avec votre responsable
Savoir "qui fait quoi", c’est la base d’une organisation efficace. Des consignes claires permettent d’éviter les quiproquos et de réduire la frustration des salariés les plus stressés.
Idem pour les plages horaires, les points sur l’avancement des tâches, la gestion des deadlines et le partage de documents. Mettez-vous d’accord sur les outils à utiliser et les procédures à suivre. Évitez, par exemple, de sur-communiquer en mettant tout le monde en copie (pour montrer que vous êtes actif…).
5. Utilisez les bons moyens de communication
S’écrire, c’est bien. Se parler et s’entendre, c’est mieux. C’est un constat récurrent des habitués du télétravail. Un appel téléphonique permet de clarifier la communication et donc de limiter les quiproquos, les incompréhensions ou les tournures maladroites qui brouillent le message. À l’écrit, tout le monde ne maîtrise pas l’ironie, l’humour ou le langage avec des smileys.
La visio-conférence permet de garder le contact et s’avère utile pour faire un point collectif. Voici d’ailleurs quatre outils simples et gratuits pour organiser des visio-conférences:
Pour les plus agiles, les messageries instantanées comme Slack permettent des micro-échanges simplifiés. Un groupe WhatsApp ou Messenger peut aussi faire l’affaire, mais attention à la multiplication des messages et à la communication tous azimuts.
6. Des dossiers ou de la paperasse en retard?
La disponibilité des collègues, des clients ou des fournisseurs risque d’être limitée, alors profitez-en pour avancer sur des dossiers en retard et faire ce que vous n’avez jamais le temps de finir habituellement.
7. Vous devez (en plus) garder vos enfants?
Oui, il y a les écrans, mais n'oubliez pas que c'est une solution de facilité qui ne comble pas tous les besoins. Films et jeux vidéo permettent de faire passer le temps sans trop d’effort, mais dans la durée, les enfants se lassent et ont tendance à s’énerver.
Travaux manuels, jeux de société, dessins, lectures, sortie au parc… Variez les activités et répartissez-les sur la journée, avec un planning précis. Cela vous permettra de vous organiser et surtout de faire patienter les enfants en leur donnant des repères précis et concrets. Voici une liste de liens, d'activités et de ressources pédagogiques pour survivre au confinement!
