Le télétravail structurel pour vos employés en 6 questions

Durant la crise du coronavirus, les employés ont été contraints de travailler à domicile du jour au lendemain. Il s’agissait alors d’une forme de télétravail occasionnel, organisé avec les moyens du bord, mais qui a montré ses avantages en termes de flexibilité.

Alors qu'une normalisation se profile, avec des retours progressifs au bureau, si vous souhaitez désormais proposer le télétravail de façon structurelle à vos employés, il faudra le formaliser dans le respect de règles et de procédures ad hoc.

Le groupe de services RH Liantis, qui est assailli de demandes, a répondu aux principales questions des employeurs. Avec cette entrée en matière: "Il n’existe pas de modèle unique. Le cadre du télétravail doit correspondre aux besoins et spécificités de votre société et il serait contreproductif d’obliger tous vos collaborateurs à travailler à domicile un ou deux jours par semaine. Autonomie, confiance et communication sont les clés de la réussite".

1. Comment dois-je formaliser le télétravail structurel?

Vous devrez conclure un accord écrit avec votre employé. Concrètement, il s’agit d’un avenant au contrat de travail mentionnant la fréquence et lieu du télétravail, les moments auxquels le travailleur doit être joignable, les accords relatifs aux équipements ou à l’intervention de l’employeur dans des frais, etc.

2. Puis-je imposer le télétravail (X jours/semaine)?

Le télétravail structurel et régulier se fait toujours sur base volontaire. L'employeur ne peut pas l'imposer, mais peut en revanche toujours y renoncer après l'avoir introduit. Le collaborateur ne peut pas l'exiger.

3. Suis-je obligé d'accorder une indemnité au télétravailleur?

L'employeur doit mettre à disposition, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail, et payer les frais de connexion internet.  

Si le travailleur utilise son propre PC portable et sa connexion Internet, prévoyez une indemnité de télétravail.

Vous pouvez accorder des indemnités supplémentaires, pour le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau ou l'achat d'équipements (chaise, deuxième écran)

4. Quel est le traitement fiscal de l’indemnité de télétravail?

Dès qu’un travailleur télétravaille plus d’un jour par semaine (sur base mensuelle), une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros/mois (temporairement de 144,31 euros pour avril, mai et juin, et probablement jusqu’au 30 septembre 2021) exonérée de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel peut être accordée.

D'autres indemnités exonérées peuvent être accordées pour l’utilisation d’un PC portable personnel (20 euros), d’une connexion Internet privée (20 euros) ou un forfait (5 euros) pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner personnels, sauf si vous attribuez un forfait pour l’utilisation d’un PC privé.

5. Mon collaborateur peut-il télétravailler à l’étranger?

L'employeur est en droit de décréter que le télétravail peut uniquement être exercé au domicile habituel du collaborateur (et pas dans sa résidence secondaire) et interdire le télétravail à l’étranger.  

6. Quid des horaires de travail et des heures sup'?

Le télétravailleur doit respecter l’horaire de travail normal, mais est libre d'organiser sa journée, par exemple pour commencer et arrêter plus tôt (à moins que des accords fixent la disponibilité et l’horaire à suivre).

Aucun sursalaire ou repos compensatoire ne peut donc être exigé, sauf pour des prestations à votre demande, en dehors de l’horaire de travail normal, pour une tâche exceptionnelle ou une urgence.