Depuis un peu plus d’un mois, les citoyens belges ont la possibilité de signer des actes notariés digitaux, appelés "actes notariés par procuration digitale". C’est suite à la crise du coronavirus et au confinement que le ministre de la Justice Koen Geens (CD&V) a proposé cette solution, pour que "la santé des parties à l’acte, des notaires et de leurs collaborateurs ne soit pas mise en danger et que la passation de l’acte puisse quand même avoir lieu".
Outre cet acte par procuration, à mi-chemin, il existe l’acte notarié à distance. "Dans notre ‘jargon’, l’acte à distance est un acte où chaque partie est physiquement avec son notaire, mais où les deux notaires et les parties ne sont pas réunies. Donc typiquement, le notaire du vendeur et le vendeur sont dans l’étude du notaire du vendeur et le notaire de l’acheteur et l’acheteur sont dans l’étude du notaire de l’acheteur", explique la Fédération du notariat (Fednot). Cette dernière formule rencontre un certain succès puisque, depuis début mai, 3.000 actes notariés ont été signés à distance, indique la Fédération du notariat.
Aujourd’hui, même si nous avons pu retrouver un minimum de vie sociale, nous devons toujours limiter nos contacts, et ce pour une période indéterminée. L’acte notarié digital permettant donc de restreindre les risques de contamination et de signer dans des conditions sûres, il devrait avoir encore de beaux jours devant lui.
Les actes concernés par cette possibilité sont les actes de vente, les donations, les contrats de mariage, les pactes successoraux, la création d'une société, etc. Les testaments, par contre, ne peuvent pas être signés de cette façon.
"L’acte à distance est un acte où chaque partie est physiquement avec son notaire, mais où les deux notaires et les parties ne sont pas réunies."
› Quel matériel?
Dans le cas de l’acte par procuration digitale, vous devrez disposer, depuis votre domicile ou tout autre lieu depuis lequel vous souhaitez signer à distance, d’une connexion à internet et d’un ordinateur (fixe, portable…) avec webcam, micro et son pour assister à la lecture de l’acte à distance via vidéoconférence. Il vous faudra également votre carte d’identité électronique et son code PIN. Vous aurez également besoin d’un lecteur de cartes. Petite astuce: certains lecteurs de cartes bancaires permettent aussi de lire les cartes d’identité (eID).
Dans le cas de l’acte à distance, il ne vous faudra rien de particulier puisque c’est depuis l’étude notariale de votre propre notaire que la vidéoconférence aura lieu. Pensez toutefois à vous munir de votre pièce d’identité.
› Acte par procuration digitale
Pour l’acte par procuration digitale, le citoyen doit commencer par donner une procuration digitale soit à un collaborateur du notaire, soit à une personne de confiance qui se déplacera physiquement à l’étude. C’est uniquement lors de cette étape qu’il vous faudra utiliser votre pièce d’identité électronique (+PIN) et le lecteur de carte. Pour le reste, c’est la personne de confiance ou le collaborateur qui signera à votre place. La procuration numérique étant un acte en tant que tel, le notaire vous conseillera donc au préalable sur le contenu pour que vous compreniez et sachiez ce que vous allez signer électroniquement. Vous devez, avec cette procuration, "comparaître" devant le notaire en personne. Cela veut dire que le notaire doit pouvoir vous voir et vous entendre à tout moment, d’où l’importance d’avoir une webcam et un micro sur son ordinateur.
Pour signer cette procuration et pour la lecture de l’acte en tant que telle, votre notaire vous enverra un lien qui vous redirigera vers la vidéoconférence qui se tient entre les parties. La procuration est "authentique", autrement dit elle empêche toute discussion ultérieure. C’est seulement une fois cette procuration signée que la lecture de l’acte peut commencer. Sachez que votre notaire doit également signer cette procuration.
"Au cours de la vidéoconférence, le notaire explique le fonctionnement de la procuration digitale, mais aussi le projet de l’acte notarié qui sera signé par le mandataire."
"Au cours de la vidéoconférence, le notaire explique le fonctionnement de la procuration digitale, mais aussi le projet de l’acte notarié qui sera signé par le mandataire (la personne de confiance ou le collaborateur du notaire, NDLR)", explique la Fédération du notariat. Une fois l’acte signé par la personne ayant reçu une procuration, le notaire peut, après enregistrement, envoyer une copie de l’acte aux différentes parties. Cette procédure est totalement gratuite – mais pas les frais de notaires, bien entendu -: pas d’honoraires supplémentaires, de coûts administratifs ou de taxes.
Rassurez-vous, le notaire envoie systématiquement un e-mail avec les instructions et un manuel d’utilisation avant de lancer toute cette procédure. Vous serez donc informé en temps et en heure.
› Acte à distance
Pour un acte à distance, le procédé n’est pas totalement identique. Vous devez uniquement vous munir de votre carte d’identité et vous rendre à l’étude de votre propre notaire, sur rendez-vous. Une fois chez lui, vous signerez également une procuration, cette fois-ci manuellement, pour qu’un collaborateur ou une personne de confiance se rende chez l’autre notaire physiquement et signe l’acte à votre place. Tout ce qui doit être uniquement signé par vous-même le sera chez votre propre notaire, sans intervention d’un tiers.
Pour la lecture et de la signature de l’acte, les notaires lancent une vidéoconférence. "Tout se fait par vidéoconférence via un réseau privé et sécurisé", indique la Fédération du notariat. C’est alors le mandataire qui signe l’acte à votre place après sa lecture. Vous en recevrez, une fois enregistré, une copie.
Ici aussi, la procédure est gratuite, vous ne devrez pas payer d’honoraires supplémentaires, de coûts administratifs ou taxes. Cette deuxième possibilité, contrairement à l’acte par procuration digitale, nécessite moins d’équipements et est plus "facile" à gérer pour le citoyen, qui prend toutefois le risque de se rendre dans l’étude de son notaire, tout en respectant les règles sanitaires (distanciation sociale, masque, gel hydroalcoolique).
