Le premier confinement a certainement été l’occasion pour de nombreux Belges de faire du tri! Notamment en ce qui concerne ces amas de paperasses conservés précieusement depuis des années dans des cartons, des classeurs ou encore dans le fin fond d’un tiroir.
Si c'est votre cas ou pas mais que vous n’êtes pas encore passé depuis à une administration 100% digitale, ce deuxième confinement peut sans doute être une opportunité. D’abord parce que la loi belge permet de conserver toute une série de documents sous forme digitale (sur un ordinateur, un disque dur ou un cloud), sans que ceux-ci ne perdent leur valeur juridique.
Mais aussi et surtout parce que la Fédération du notariat belge (Fednot) a lancé il y a quelques mois Izimi, un coffre-fort numérique. Accessible à chaque citoyen belge, celui-ci est destiné essentiellement au stockage de documents importants: diplômes, contrats d’assurance, mots de passe, acte de crédit, etc. Mais pas seulement! Voici un aperçu de ses très nombreux atouts.
En pratique, il suffit de créer un coffre-fort, d’y télécharger des documents, de les classer (selon le modèle de catégories existant ou en créant ses propres catégories) et de les partager. Le citoyen trouvera déjà tous les actes notariés qu'il a signés depuis 2015.
Une version mobile est également disponible (Android et iOS), depuis le 29 mars 2021. "Depuis votre smartphone, vous pouvez uploader les documents que vous souhaitez, les trier et les partager avec les personnes de votre choix", selon la Fédération du Notariat (Fednot) . "Vous pouvez aussi ajouter des contacts, en supprimer, ou encore voir vos notifications Izimi. Cela vous donne beaucoup plus de libertés, sans toucher aux garanties de sécurité qu’Izimi vous offre."
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1. Gratuité
Grâce à Izimi, les Belges disposent gratuitement d’un espace de stockage de 1GB. "Si un citoyen a besoin d’un volume supplémentaire, il pourra évidemment en faire la demande", répond Ellen Cleeren, la porte-parole de Fednot. "Mais nous ne sommes pas encore en mesure d’annoncer une tarification. Ce qui est certain, c’est que le prix sera démocratique."
Évidemment, il existe déjà sur le marché des offres gratuites de stockage de documents, mais celles-ci appartiennent presque toujours à des entreprises privées, ce qui peut constituer un risque pour la protection de vos données (voir point 2).
Dans un autre genre, le groupe bancaire KBC propose bien une offre gratuite de "coffre-fort digital" et ultra sécurisée (avec une technologie de cryptage des données). Mais celle-ci est uniquement destinée aux clients qui ont un Compte Plus (qui, lui, est payant).
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2. Sécurité
Izimi est aussi 100% sécurisé. "Personne ne peut y avoir accès", précise Fednot. D’ailleurs, pour vous connecter, vous devez utiliser l’app d’identification Itsme (ou à défaut posséder un lecteur de carte d’identité électronique), ce qui garantit que personne d’autre que vous ne puisse y accéder.
Les notaires se distinguent des géants du web, qui contrôlent vos données personnelles, ainsi que d’autres acteurs qui utilisent vos données personnelles à des fins commerciales.
De plus, les documents enregistrés sur cette plateforme ne seront jamais transmis à personne, "pas même aux autorités ou à d’autres entreprises". Cela signifie aussi que vos données personnelles ne seront jamais utilisées pour du ciblage publicitaire non désiré. De fait, "les notaires se distinguent des géants du web, qui contrôlent vos données personnelles, ainsi que d’autres acteurs qui utilisent vos données personnelles à des fins commerciales", explique Fednot.
Par ailleurs, chaque document que vous enregistrez dans ce coffre-fort est hébergé et répliqué entre trois centres de données éloignés les uns des autres, mais tous situés en Belgique. "Ainsi, si un événement se produit (la chute d’une comète, une explosion nucléaire, etc.) dans l’un de ces sites, vos données demeurent en sécurité et vous pouvez y accéder à tout moment."
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3. Partage
Grâce aux garanties d’Izimi, les Belges disposent désormais d’un canal de communication nettement plus sûr qu’un échange traditionnel d’e-mails. En pratique, les citoyens peuvent envoyer des messages de manière ultra-sécurisée, par exemple à leur conjoint ou au notaire de leur choix, ou à l’inverse recevoir des documents sensibles de manière sécurisée depuis Izimi.
"Cela est possible, car Fednot a beaucoup investi ces dernières années dans le développement de réseaux numériques ultra-sécurisés. Des investissements nécessaires, car les échanges entre un notaire et le citoyen sont souvent très personnels et touchent directement la vie privée", explique Jan Sap, le directeur général de Fednot.
Il est important de noter que le citoyen garde un contrôle total sur tous les documents placés dans son coffre-fort digital, même après sa mort (voir point 4). Par exemple, pour qu’un notaire puisse accéder à un ou plusieurs documents, il faut que le citoyen lui donne expressément un accès à ceux-ci.
Mais dans quel intérêt? Si un citoyen utilise le coffre, le notaire pourra préparer ses dossiers beaucoup plus efficacement. "Si des personnes veulent se marier par exemple, elles pourront partager de manière sécurisée tous leurs documents importants avec un notaire", selon Fednot. "Le notaire pourra ainsi préparer plus rapidement le contrat de mariage et pourra déjà savoir quels sont les points auxquels il devra faire attention. Cela sera la même chose pour les autres dossiers, comme la vente d’une maison, un divorce par consentement mutuel ou la création d’une société."
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4. Transmission
"Si la plateforme Izimi est bien utilisée, elle permet de dissiper de nombreuses préoccupations des citoyens et de leurs proches."
Ce coffre-fort digital constitue aussi une aubaine pour éviter des tracas à ses proches vu qu’il peut permettre aux héritiers d’avoir un accès direct à tous les documents importants d’un défunt. En effet, le notaire peut veiller - à la demande du détenteur du coffre-fort - à ce que le contenu du coffre-fort soit transmis aux héritiers après le décès.
"Les héritiers ne devront plus chercher eux-mêmes à savoir qui était le fournisseur d'énergie ou le fournisseur télé et internet, qui était le propriétaire du bien immobilier dans lequel le défunt habitait, comment joindre le locataire d’un bien appartenant au défunt ou bien où trouver des factures ou des mots de passe importants. Il est ainsi plus facile pour les héritiers de fournir aux autorités fiscales un aperçu des biens laissés par le défunt."
5. Information
Les citoyens qui le souhaitent peuvent également donner leur autorisation pour qu’Izimi les alerte en cas de changements législatifs importants les concernant et qui pourraient par exemple avoir un impact sur leur patrimoine, leurs accords familiaux ou sur le contrôle de la société dont ils sont actionnaires.
Conclusion
"Si cette plateforme est bien utilisée, elle permet de dissiper de nombreuses préoccupations des citoyens et de leurs proches", explique Philippe Bosseler, le président de Fednot.
